اسناد رسمي، اصالتا لازم‌الاجرا هستند

*محمدرضا دشتي اردكاني، رئيس كانون سردفتران و دفترياران

بسياري از مردم تعريف دقيقي از سند رسمي ندارند و نمي‌داند چرا سند رسمي، سند برتر به شمار مي‌رود. دراين‌باره بايد گفت، اسناد تنظيمي وفق ماده 1287 قانون مدني، سند رسمي محسوب مي‌شود که اصل بر اعتبار آن‌هاست. رابطه بين «سند رسمي» و «سند معتبر» از حيث «اعتبار قانوني»، از بين نِسَب اربعه رابطه «عموم و خصوص مطلق» است؛ يعني هر سند رسمي معتبر است مگر اينكه خلاف آن (در دادگاه صالح) اثبات شود؛ در مقابل، اسناد عادي، اساسا نيازمند اثبات در دادگاه صالح به منظور كسب اعتبار قانوني‌اند و از همين روست كه اسناد رسمي، اصالتا لازم‌الاجرا هستند. متن ماده 1287 قانون مدني بسيار دقيق و به طور كامل حساب‌شده هم از نظر ادبيات حقوقي و هم از نظر كيفيت وضع و جامع بودن در مقام عمل و اجرا، تدوين‌يافته است. اين ماده مقرر مي‌کند؛ اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند، رسمي است.توجه داشته باشيد که سه مرجع صالح صادرکننده سند رسمي وجود دارد که شامل اداره ثبت اسناد و املاك، دفاتر اسناد رسمي و ساير مأموران رسمي مي‌شود.

به طور کلي بايد گفت از ابتداي تشكيل ادارات ثبت اسناد و املاك و نيز از آغاز فعاليت دفاتر اسناد رسمي به عنوان بخش خصوصي- حاكميتي، اين دو، بيشترين مأموريت را در صدور سند رسمي به سرانجام رسانده‌اند و هنوز هم اساس فعاليت همين دو مرجع صالح، بسياري از اسناد رسمي صادر مي‌‌شود. به عبارتي سندي، رسمي است كه در اداره ثبت اسناد و املاك در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد يا سندي رسمي است كه در دفاتر اسناد رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد يا سندي رسمي است كه در نزد ساير مأموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد.

به عبارتي اشاره به اين نکته ضرورت دارد که اگر در تنظيم سند، هر يك از اوصاف پنج‌گانه مذكور اعم از مراجع سه‌گانه صدور (اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا ساير مأموران رسمي) ، «در حدود صلاحيت مأموران رسمي» و «بر طبق مقررات قانوني» رعايت نشود، آن سند، عادي است.در اين ميان اما نبايد مزاياي سند رسمي در محاکم قضايي غافل شد. واقعيت اين است که سندي كه وفق مقررات ماده 1287 قانون مدني تنظيم شده باشد، سند رسمي به شمار مي‌رود و از اعتبار كامل قانوني برخوردار است؛ به اين دليل که چنين سندي، اعتبارش را از «قانون» گرفته است. از سوي ديگر اشاره به اين نکته ضرورت دارد که حسب مورد، سند رسمي، في ‌نفسه قابل استناد، مستند و لازم‌الاجراست، حتي در ادارات ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي؛ بدون آن که لازم باشد، مسير راه ‌روهاي دادگاه را براي اثبات مالکيت در اين سند طي کرد؛ زيرا سند رسمي، معاف از اقامت دعوي است و در واقع داراي قوه اثباتي است.در ماده 1290 قانون مدني نيز آمده است، اسناد رسمي درباره طرفين، وارث و قائم‌مقام آنها معتبر است، همچنين ادعاي انكار و ترديد در مقابل اسناد رسمي، به طور اساسي مسموع نيست با اين وجود در خصوص سند عادي، ابتدا بايد خودِ سند عادي در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد و فراتر از آن، اثبات شود و اين مي‌تواند اساسي براي منازعات باشد.

افزایش 100درصدی دلالی‌های شبه حقوقی در 5 سال گذشته

** احمدعلی سیروس، عضو هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران

دفاتر مشاور املاک حق تنظیم سند ندارند، بلکه آنها باید دو طرف را به یکدیگر معرفی و سپس آنها را پس از توافق‌های ابتدایی برای نوشتن قولنامه یا تعهد به بیع به دفاتر اسناد رسمی راهنمایی کنند. در گذشته این کار انجام می‌شد اما در 30 سال اخیر این اصول رعایت نشده است. تا سال 1359 دفاتر اسناد رسمی مالیات نقل و انتقال املاک را محاسبه و وصول می‌کردند و ارباب رجوع برای تنظیم سند نیازی به مراجعه به دارایی نداشت. اما دو مشکل ایجاد شد که دفاتر اسناد رسمی از این گردونه حذف شدند.در سال 1359 به موجب قانون شورای انقلاب دفترخانه‌ها برای تنظیم هرگونه سند نسبت به املاک ملزم به اخذ مفاصا حساب شدند و دریافت مالیات نقل و انتقال به حوزه مالیاتی محول شد.

بنابراین در مرحله اول که قولنامه نوشته می‌شد، دفترخانه‌ها مفاصا حساب می‌خواستند و به دلیل موانعی که ایجاد شد، سند عادی جای سند رسمی را گرفت. پس از آن مسئولان به جای حل مشکل، به فکر صدور دستورالعمل‌های حاشیه‌ای افتادند طوری که قولنامه را در دادگاه پذیرفتند و با قولنامه حکم الزام به تنظیم سند صادر شد.

این در حالی است که طبق ماده 46 و 47 قانون ثبت نقل و انتقال املاک به موجب سند عادی در دادگاه‌ها نباید پذیرفته شود.در مورد اجاره‌نامه نیز قانون، سردفتران را موظف کرده بود هنگام تنظیم سند اجاره مفاصا حساب مالیاتی دریافت کنند. این در صورتی است که مؤجر هنوز درآمدی کسب نکرده بود که مودی محسوب شود و موجر از زمان تنظیم سند تا تیر سال آینده برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی وقت دارد.

از آنجا که این روند از نظر زمانی به طول می‌انجامید، مردم به سمت تنظیم اجاره‌نامه‌های عادی رو آوردند. سال 1376قانون مالک و مستأجر به جای حل مشکل مقرر کرد با وجود دو شاهد، پرونده‌های مربوط به اجاره‌نامه‌های عادی، خارج از نوبت در مراجع قضایی مورد بررسی قرار گیرد و به دلیل راهکارهای غیر ریشه‌ای، انگیزه مردم برای ثبت سند رسمی از میان رفت.

اتفاق دومی که دفاتر اسناد رسمی را از گردونه نقل و انتقال خارج کرد، دریافت حق ثبت اسناد از مبلغ مندرج در سند بود که نرخ سه الی پنج درصد تحمیل هزینه سنگین به تنظیم کنندگان بود. از سال 1385به موجب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی، دریافت مفاصا حساب مالیاتی و بسیاری مفاصا حساب‌های دیگر به صورت اختیاری حذف شد.

همچنین از آبان سال 1384 با پیشنهاد کانون سردفتران و حمایت سازمان ثبت اسناد نرخ حق‌الثبت از 3 الی 5 درصد، به نیم درصد کاهش یافت. حال این شبهه وجود دارد که آیا حق‌الثبت در قولنامه‌ها باید از مبلغ مندرج در قولنامه باشد یا طبق ارزش منطقه‌بندی که دارایی تعیین می‌کند، دریافت شود. به نظر کانون سردفتران از آنجا که این اسناد تعهد به بیع است، بنابراین معامله مبلغ‌دار تلقی نمی‌شود و باید حق‌الثبت غیر مالی دریافت کرد که هزینه کمتری برای متعاملین دارد، چرا که طی مدت کوتاهی متعاملین برای تنظیم سند قطعی باید به دفترخانه مراجعه کنند و این شبهه هنوز برطرف نشده است که همچنان به استعلام کانون سردفتران نه وزارت دارایی پاسخی را ارائه داده است و نه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.

کد رهگیری مشاوران املاک نیز بانک اطلاعاتی است که توسط وزارت بازرگانی در سال 1387 طبق دستورالعملی تدوین و توسط کمیته مسکن هیأت دولت در 21دی ماه 87 به همه واحدهای دولتی ابلاغ شد. به موجب آن، بنگاه‌های معاملات ملکی مسئول ثبت اطلاعات معاملات انجام شده در آن بانک شدند که در مقابل ورود اطلاعات یک شماره به عنوان کد رهگیری صادر می‌نمایند.

باید توجه داشت کد رهگیری نه حق مالکیتی ایجاد می‌کند و نه امنیت. بلکه تنها اطلاعات را ثبت می‌کند. گاهی نیز ثبت کننده به هیچ عنوان مالک نبوده است. بدین دلیل که طبق ماده 22 قانون ثبت اسناد و املاک، دولت فقط دارنده سند رسمی را مالک می‌داند. یکی از دلایل دولت برای کد رهگیری، جلوگیری از فرار مالیاتی بود.

دولت وقت معتقد بود با سند عادی چند دست نقل و انتقال صورت می‌گیرد و مالیاتی پرداخت نمی‌شود. اما در عمل دیده شد این بانک اطلاعات نه تنها ارزشی برای وصول مالیات نداشته بلکه مردم که برای پرداخت مالیات به حوزه‌های مالیاتی مراجعه می‌کنند با کمال تعجب از دریافت مالیات خودداری می‌شود و بدون ارائه کد رهگیری که توسط بنگاه‌های املاک صادر می‌شود، مفاصا صادر نمی‌گردد.

در قانون پیش‌بینی نشده که از املاک مسکونی هنگام نقل و انتقال عادی می‌توان مالیات دریافت کرد. در عین حال برخلاف آنچه اعلام شده، حوزه‌های مالیاتی مفاصا حساب صادر نمی‌کنند و مالیات نیز دریافت نمی‌کنند و تأکید می‌شود با مراجعه به مشاوران املاک قولنامه و کد رهگیری تهیه گردد. بررسی‌ها نشان می‌دهد بیش از 45 درصد معاملات از این طریق آگهی است اما دولت وقت مردم را به پرداخت پول و رفتن به دفاتر مشاوران املاک مجبور کرده است. در صورتی که طبق ماده 348 قانون تجارت حق‌الزحمه به دلالی که هیچ اقدامی برای معرفی متعاملین به یکدیگر نکرده است، تعلق نمی‌گیرد. در واقع دولت در سال‌های گذشته دلالی را گسترش داد. به همین دلیل در سال 1387 تعداد مشاوران املاک 69 هزار بود و در سال جاری این رقم به 125 هزار رسیده است. دلالان مسکن رشد تقریباً صد درصدی داشتند و سود این شغل به شکلی است که مشاغل دیگر اعم از خدماتی، تجاری و تولیدی شغل‌شان را تغییر داده و تبدیل به بنگاه معاملات ملکی شده‌اند.

قضا‌زدايي و بي‌نيازي از رجوع به دادگاه

*** بهمن کشاور/ رئيس اتحاديه سراسري كانون هاي وكلاي دادگستري ايران(اسكودا)

استفاده از اسناد رسمي با ميزان پيشرفتگي و توسعه‌يافتگي و نيز سطح آگاهي‌هاي مردم کشورهاي مختلف نسبت مستقيم دارد. هرچند که آمار دقيقي از تعداد دعاوي موجود در دادگاه‌ها به علت استفاده نکردن از سند رسمي است در دست نيست، اما مي‌توان گفت کمتر اتفاق مي‌افتد در مطالبه حقوق مبتني بر اسناد رسمي فرد دارنده حق دچار مشکل شود و اگر بشود نسبت به حالتي که مستند حق سند عادي باشد يا اين که اصلا سندي در دست نداشته باشيد مشکلات کمتري خواهد داشت. به عبارتي سند رسمي در مقايسه با اسناد عادي و نيز قول شفاهي مزيت‌هاي زيادي دارد. به عنوان مثال اگرملکي را با سندعادي از شخصي خريده باشيد و بين شما مستند رد شده باشد در تاريخ معيني فروشنده براي تنظيم سند رسمي در دفترخانه حاضر مي‌شود در اين حالت اگر او استنکاف کند و شما طرح دعوي کنيد، وي مي‌تواند مستند شما که سند عادي است را تکذيب کند. بدين معني که ممکن است بگويد امضاء سند عادي مربوط به او نيست. در اين حالت اين شما هستيد که بايد اصالت و صحت سند عادي را که در دست داريد اثبات کنيد که اين گاهي بسيار مشکل است. همچنين ممکن است زماني که از کسي‌طلبي داريد و مستند شما رسيد عادي است زماني که آن را مطالبه مي‌کنيد ناچاريد با طرح دعوي در دادگستري و تقبل هزينه سنگين و معطلي بسيار به حق خود برسيد و طلبتان را وصول کنيد اما اگر براي همين مورد يک سند رسمي در دفتر خانه تنظيم کرده باشيد با مراجعه به دفتر اسناد رسمي تنظيم کننده سند و پرداخت هزينه جزئي مي‌توانيد اجرائيه صادر کنيد، اموال طرف را نشان دهيد تا دايره اجرائي ثبت آن اموال را توقيف کند و با فروش آن اموال با سهولت بيشتري به حق خود خواهيد رسيد.

درباره بي ميلي بخشي از افراد جامعه در استفاده از سند رسمي هم بايد گفت، دليل اين امر به احتمال زياد اين باشد که در برخي از قسمت‌هاي کشور دفتر اسناد رسمي به اندازه کافي وجود ندارد. هر چند در برخي شهرها تعداد دفاتر اسناد رسمي بسيار بيشتر از اندازه نياز است که البته هر دو اين حالات غير‌قابل قبول است و آثار منفي خاص خود را دارد. از ديگر سو شايد مردم با مزاياي تنظيم اسناد رسمي آشنا نيستند و از اين رو از اين ابزار بسيار مطلوب استفاده نمي‌کنند. در جامعه ما افراد تنها به‌دليل خويشاوندي استفاده از سند عادي و قول شفاهي را مقبول و مورد وثوق مي‌دانند، حتي در کلام خداوند آمده است که تعهدات و عقودتان را بنويسيد. بنابراين اتکاء به قول شفاهي افراد در تعهدات و الزامات، ساده‌نگري و خوش‌بيني بي‌جهت و مخرب است. زيرا حداقل مي‌توان گفت در اين روزگار چنين قول و قرار و مدارهايي قابل اتکاء نيست. کسي گفته بود که قرارداد شفاهي حتي به اندازه کاغذي که روي آن نوشته شده است اعتبار و ارزش ندارد. بنابراين سند رسمي راهي براي قضا‌زدايي است، زيرا تنظيم سند رسمي در تعهداتي که اجراي آنها لازم است متعهد له را از رجوع به دادگاه بي نياز مي‌کند، بنابراين کار دادگاه‌ها کم مي‌شود. هر زمان که سند رسمي جهت ضبط اقرار يا اعلامي باشد وجود سند رسمي باعث مي‌شود شخصي که سند به ضرر او است از تکذيب آن احتياط کند. از سوي ديگر طرح دعوي و شکايت بر مبناي مستند رسمي مدت رسيدگي را کوتاه مي‌کند که اين به تعبيري به مفهوم قضا‌زدايي است يعني مدت دخالت اوليه را در قضا کوتاه و امکان تصميم‌گيري در مورد تعداد بيشتري از پرونده‌ها را ايجاد مي‌کند. در اين زمينه اگر به دنبال شناسايي بزرگ‌ترين مانع باشيم، بي‌اطلاعي مردم از مزاياي سند رسمي مهم‌ترين موضوعي است که بايد به آن توجه داشت. در اين ميان تصور نمي‌کنم ادارات و نهادهاي ما سهمي بر سر راه پذيرش سند رسمي باشند زيرا در مورد اسناد عادي احتمال بروز اشکال و مسائلي از قبيل جعل و الحاق و مانند اينها وجود دارد که در مورد اسناد رسمي نيست و طبيعي است که ادارت دولتي از ورود به وادي اين‌گونه مسائل ناخشنود باشند زيرا در نهايت ممکن است براي ايشان ايجاد مسئوليت کند.

مي توانيم بگوييم به نظر مي‌رسد ميزان استفاده از اسناد رسمي با ميزان پيشرفتگي و توسعه‌يافتگي و نيز سطح آگاهي‌هاي مردم کشورهاي مختلف تناسب مستقيم دارد. البته در بسياري از کشورها تنظيم سند رسمي آسان‌تر و در برخي ممالک مشکل‌تر است و در برخي کشورها مقدمات تنطيم اسناد رسمي و معاملات را دفاتر يا مشاورين حقوقي فراهم مي‌کنند. طرفين يا اطراف معامله عملا فقط در آخرين مراحل با يکديگر تماس برقرار مي‌کنند و مراجعه به دفاتر اسناد رسمي و تنظيم اسناد نيز به وسيله وکلا و مشاورين حقوقي انجام مي‌شود. به طور کلي افراد در معاملات و قراردادهاي خود بايد ابتدا آنچه را که مي‌خواهند دقيقا با وکلا و مشاورين خود مطرح کنند تا اين مواد را در قالب قراردادهاي موضوع ماده 10 قانون مدني يا عقود معين بريزد و سپس نتيجه را براي تنظيم سند رسمي به دفتر اسناد رسمي عرضه کنند. در مورد اسنادي که محتواي آنها نياز به اجراي بعدي دارد تعهدات طرفين را در مورد اجراي جزئيات مشخص و نحوه اجرا را نيز با تخصيل روشن مي‌کنند. همچنين اگر براي نبود اجراي تعهد با تاخير در آن مي‌خواهند جريمه‌اي مقرر کنند مقدار جريمه و نحوه تحقق آن و ترتيب پرداختش را در بند رسمي کاملا مشخص کنند تا صدور اجرائيه آسان باشد.

حاكميت با قانون است نه با راهور يا دفترخانه ها

****نعمت احمدی، حقوق دان و وکیل پایه یک دادگستري

از سه سال پیش تاکنون و در پی تصویب «ماده29 قانون رسیدگی به تخلفات رانندگی»  نقل و انتقال خودرو در مجلس شورای اسلامی، مردم با این سوال روبرو هستند که بالاخره هنگام خرید اتوموبیل باید  آن را در دفترخانه ها به ثبت برسانند و یا این که برگ سبزی که در مراکز شماره گذاری توسط راهور ارائه داده می شود می تواند برای آنها حکم سند رسمی را داشته باشد؟

 در این میان هر یک از طرفین دعوی یعنی راهور و کانون سردفتران ایران ادله های خود را دارند. کانون سردفتران به مواد قانونی مبنی بر لزوم ثبت سند در دفترخانه ها به منظور اطلاق لفظ سند رسمی به آن و نیز لزوم ثبت بیع(معامله) از هر قسم در دفاتر اسناد رسمی تاکید می کند و راهور نیز با تکیه بر این عبارت قانونی که می گوید «اسنادی که نزد ماموران رسمی در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی محسوب می‌شوند» می گوید: خودرو از اموال منقول است و نیازی به ثبت آن در دفترخانه نیست.

در قانون سند به دو قسم عادی و رسمی تقسیم شده است. قانون گذار اعتبار خاصی برای سند عادی قائل شده است اما سندی رسمی است که صرفا توسط سردفتران و در دفاتر اسناد رسمی با تشریفات خاص قانونی تنظیم شود.بنابراین اگر مدعی رعایت قانون هستیم تنظیم اسناد به طور کل باید در دفترخانه ها انجام شود.

نکته بعدی این که راهور نمی تواند  از ماده 1287 قانون مدنی که می گوید  «اسنادی که نزد ماموران رسمی در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی محسوب می‌شوند» را مصادره به مطلوب کند زیرا شغل و حرفه سردفتر تنظیم سند رسمی است، بنابراین در صورت نبود دفاتر اسناد رسمی می توان به این گونه ماموران رسمی دولت مراجعه کرد.

از سوی دیگر سند خودرو به عنوان شاخص ترین اموال منقول دارای اعتبار است به گونه ای که از آن به عنوان وثیقه نیز استفاده می شود.ممکن است در مورد یک فرش که از جمله اموال منقول است نیازی به ارائه  شناسنامه انحصاری نداشته باشد و با لفظ مثلا فرش کاشان به آن هویت بدهید اما خودرو در میان اسناد منقول جزء استثناء هاست زیرا شناسنامه آن هویت بخش به آن است و این امر است که خودرو را از سایر اموال منقول جدا می کند. باید انتقال سند خودرو به صورت قانونی باشد تا در صورت تغییر و تصرف در شکل ظاهری ماشین تغییرات را با شرایط اولیه مطابقت داد.

 ممکن است مناقشه راهور و کانون سردفتران ایران  در مورد سند خودرو به دلیل منفعت مالی باشد. اما به حال مردم  تفاوتی ندارد که این اسناد در کدام مکان تنظیم شوند زیرا  در هر صورت سند در هر مکانی که تنظیم شود این مبالغ باید پرداخت شود. دغدغه فعالان حقوقی برای مردم این است که حقوقشان تضییع نشود و قانون رعایت شود.

 به عنوان یک حقوقدان روزانه با پرونده های بیشماری حتی در زمینه سند رسمی روبرو هستم. در کشور ما زمانی که خودرو در دفاتر اسناد رسمی منتقل می شود ما با مسائل بیشمار قانونی روبرو هستیم چه برسد به زمانی که این اسناد در محل قانونی خود ثبت نشود.

 این روزها پلیس راهنمایی رانندگی به پلیس اخذ جریمه بدل شده است و از این حیث متجاوز ترین به حقوق مردم است. پلیس راهنمایی رانندگی اگر می خواهد به فکر انجام کاری برای مردم باشد، بل بشویی را که در مورد برگ جریمه های راهنمایی رانندگی وجود دارد، سامان دهد.رفع گره های کور ترافیکی، سردرگمی مردم در خیابان ها به علت نبود پارکینگ، ساماندهی جریمه ها...این موارد می تواند در حیطه وظایف راهور باشد اما تنظیم سند طبق قانون بر عهده دفاتر اسناد رسمی است.

 از سردرگمی مردم که بگذریم برای تنظیم سند اتومبیل بموجب قانون « اجازه وصول مالیات غیر مستقیم از برخی کالاها و خدمات» مصوب 16/7/74 و اصلاحیه های آن و قانون موسوم به «تجمیع عوارض و وصول مالیات،  نقل و انتقال خودرو» با مسئولیت و بر عهده دفاتر اسناد رسمی می باشد.همچنین  بموجب ماده 51 قانون بخشی از مقررات مالی دولت مصوب 1380 برای ثبت اسناد رسمی خودروها حق الثبت تعیین گردیده. بر کسی پوشیده نیست که نیروی انتظامی از بودجه عمومی کشور استفاده می کند و نمی تواند دریافت کننده این وجوه و مامور واریز آن به خزانه باشد، در نتیجه حقوق و دیون دولتی  وصول نمی شود و جامعه از این جهت نیز متضرر می شود.