مدیریت پاسخگو

یکی از سطوح و عرصه‌های مهم مشارکت مردم، گروه و جامعه در سرنوشت‌شان، قطعاً، «انتخابات» است. از دموکراسی گرفته تا مردم‌سالاری و از مردم‌سالاری تا شهروندمداری و نیز از خردگرایی تا خرد جمعی همگی از حق و تکلیفی سخن می‌گویند که مدیریت پاسخگو را می‌طلبد. رأی افراد در حکم سند وکالت و نمایندگی وکیل است تا به قائم‌مقامی موکل تصدی مسؤولیتی را بپذیرد.

خانوادة بزرگ سردفتری دارای شخصیت حقوقی مستقل است که زیر عنوان «کانون سردفتران و دفتریاران» به وظایف صنفی خویش عمل می‌کند و در جهت تأمین حقوق صنفی اعضا گام برمی‌دارد. اما وقتی توفیق می‌یابد که پاسخگوی عملکردش باشد.

1 ـ انتخاب یعنی برگزیدن، برگزیدن کسی از میان جمعی برای کاری. [1] فردی را از میان افراد دیگر بهتر یا مناسب‌تر دانستن و جدا کردن؛ گزینش و جمع آن انتخابات است.

2 ـ انتخابات، اصطلاحی سیاسی‌ـ‌حقوقی است و جریانی سازمان یافته است که در آن، مردم یا گروهی برای انتخاب یک یا چند نفر رأی می‌دهند تا در مجلس، حزب و مانند آن، نمایندة آنها باشند یا مسؤولیت یا مقامی را عهده‌دار شوند؛ مانند انتخابات مجلس[2] و انتخابات صنفی.

انتخابات در اصطلاح حقوق اساسی، واژه‌ای است مختص انتخابات مجلس؛ اعم از اجباری یا اختیاری که در انتخابات اجباری، اقدام افراد یک تکلیف است و در مقابل، در انتخابات اختیاری، رأی دادن و اقدام آحاد جامعه حق است و نه تکلیف. و اما هرگاه در هر حوزة انتخابیه اشخاصی که صنف یا طبقة معینی را تشکیل می‌دهند حق تعیین وکیل را داشته باشند، این شیوه انتخابات را انتخابات صنفی و انتخابات طبقاتی نامند که[3] حسب معمول و قاعدتاً این اکثریت آراء است که نمایندگان صنف را تعیین می‌کند. مانند انتخابات کانون سردفتران و دفتریاران.

3 ـ گاهی پذیرش مسؤولیت‌ها صرفاً از طریق انتخابات نیست و ـ‌به درستی یا نادرست‌ـ بنا به دلایل و مصالح سیاسی‌ـ‌اجتماعی، برعهده گرفتن شغل یا سمتی پس از انجام انتخابات صنفی و تعیین برگزیدگان صنف و گروه شغلی خاص، این «انتصاب» یا «انتصابات» است که به نمایندة برگزیده رسماً اعطای مسؤولیت می‌کند و او را در واقع به مقامی ویژه و خاص می‌گمارد.

4 ـ دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است که اکنون از آن به قوة قضائیه تعبیر می‌شود و ادارة امور دفترخانة اسناد رسمی به عهدة شخصی است که با رعایت مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب 25 تیرماه 1354) بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری (در حال حاضر، رئیس قوه‌قضائیه) منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.

هر دفترخانه دارای یک دفتریار اول است که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات قانون مذکور منصوب می‌شود.

5 ـ سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به کار باید سوگند یاد نمایند؛ اینجانب امضا‌کننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد می‌کنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده، در کمال بی‌طرفی و پاکدامنی به وظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم.

6 ـ وزارت دادگستری در تهران و سایر مراکز استان با توجه به تعداد دفاتر اسناد رسمی و سایر مقتضیات محلی کانون سردفتران و دفتریاران را تحت نظارت خود تشکیل خواهد داد. کانون دارای شخصیت حقوقی و استقلال مالی است و از نظر نظامات تابع وزارت دادگستری خواهد بود.

کانون سردفتران به وسیله هیئت مدیره‌ای مرکب از هفت عضو اصلی «پنج سردفتر و دو دفتریار اول» و سه عضو علی‌البدل «دو سردفتر و یک دفتریار» اداره می‌شود.

هیئت مدیره کانون سردفتران مرکز هر استان از بین سردفتران و دفتریاران همان محل انتخاب خواهند شد که به منظور نظارت در انتخابات هیئت مدیره کانون هیئتی برای نظارت بر انتخابات از طرف وزیر دادگستری تعیین می‌شود. تعداد اعضای هیئت نظارت و شرایط انتخاب آنها و طرز تشکیل هیئت و نحوة عمل و نظارت و اخذ رأی و سایر امور مربوط به انتخابات به موجب آیین‌نامه تعیین خواهد شد.

سردفتران و دفتریارانی را می‌توان برای عضویت هیئت مدیره کانون انتخاب نمود که حداقل دارای 10 سال سابقه تصدی دفتر اسناد رسمی و دفتریاری بوده و در پنج سال اخیر خدمت خود محکومیت انتظامی از درجه 3 به بالا نداشته باشند.

یک ماه قبل از پایان هر دوره، سردفتران پانزده سردفتر و دفتریاران نیز پانزده دفتریار واجد شرایط را با رأی مخفی برای عضویت هیئت مدیره کانون انتخاب خواهند نمود. پس از اخذ رأی، هیئت نظارت بر انتخابات، صورت اسامی حائزین اکثریت را ضمن صورت‌مجلس پایان انتخابات به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال خواهد داشت و وزیر دادگستری (در حال حاضر، معاون قوه‌قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) از بین منتخبین اعضای اصلی و علی‌البدل کانون هر محل را تعیین خواهد کرد.

دوره تصدی اعضای هیئت مدیره سه سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.

سردفتران عضو هیئت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی از میان خود یک رئیس، یک نایب رئیس و یک خزانه‌دار و یک دبیر انتخاب خواهند کرد. تصمیمات هیئت مدیره به اکثریت آراء معتبر می‌باشد. رئیس هیئت مدیره نماینده قانونی کانون در اجرای تصمیمات هیئت مدیره است و مکاتبات کانون با امضای او خواهد بود و در امور مالی امضای خزانه‌دار نیز لازم است.

7 ـ بنابراین، سردفتر حق دارد از بین سردفتران نامزد انتخابات عضویت در هیئت مدیره کانون، منتخب خود را گزینش نماید هم‌چنان که دفتریار این حق را در گروه دفتریاران دارد. قطعاً برگزیدة هر دو گروه سردفتری و دفتریاری در واقع وکیل و نمایندة تام‌الاختیار رأی‌دهنده است. به نحوی که در مقام مسؤولیت، گویی قائم‌مقام قانونی صدها رأی‌دهنده‌ای است که پس از انتخابات و گماردن و انتصاب، رفتار اداری‌اش و عملکرد سازمانی‌اش در حکم رفتار و عملکرد موکل و صاحب‌رأی است.

مشارکت در انتخابات کانون از حقوق اولیة صنفی این رستة شغلی است. حقی است که به زعم برخی که دغدغة کارِ گروهی و بهره‌مندی از خرد جمعی دارند و به مدیریت گروهی اعتقاد دارند بلکه تکلیف است و نه صرفاً یک حق. چرا که حق، قابل واگذاری بوده و صاحب حق می‌تواند از خود سلب حق نماید اما از دیدگاه دیگر که رأی دادن و مشارکت در انتخابات صنفی را یک تکلیف تلقی می‌کند بر همگان اعم از سردفتر و دفتریار واجب می‌داند که در هر دوره از انتخابات هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران مشارکتی جدی و فعال، آگاهانه و مسؤولانه داشته باشد تا با انتخاب مدیرانی قوی‌تر، باتدبیر، کارشناس و آگاه به مسائل روز و مبتلابه جامعة سردفتری، هیئت مدیره‌ای منصوب شوند که پشتوانة عددی بالا و قابل توجهی داشته باشند که بالطبع کانون نیز در انجام وظایف و مسؤولیت‌ها توفیق بیشتری خواهد یافت.

8 ـ اعطای مسؤولیت به اعضای هیئت مدیره کانون چه به صورت مستقیم و چه غیرمستقیم، انتخابی یا انتصابی با مشارکت حداکثری یا حداقلی سردفتران و دفتریاران، بالاخره انجام می‌پذیرد. از زمان تصویب لزوم تشکیل کانون در سال 1316 و شروع به کار نخستین دوره کانون در سال 1317 که ریاست کانون با وزیر دادگستری بود و اعضای هیئت مدیره انتصابی از طرف وزیر تا اولین دوره انتخابی با استقلال کانون در سال 1354 و 26 سال دوره فترت کانون که هیئت مدیره انتخابی نداشت و بالاخره از دی ماه 1380 که دومین دورة انتخابی کانون از سرگرفته شد تا سومین دورة انتخابات کانون که اخیراً با مشارکت قابل توجهی از سردفتران و دفتریاران انجام پذیرفت جملگی نشان از توجه جامعة سردفتری به سرنوشت اداری‌ـ‌اجتماعی و حیات اقتصادی‌اش در احقاق حقوق صنفی است که به حق، با اعمال مدیریت صحیح هیئت مدیره و عنایت به بند بند مفاد ماده 66 ق.د.ا.ر.ک.[4] و سایر مقررات مربوط، دست‌یافتنی است.

9 ـ حال سؤال اساسی این است که در این آمد‌و‌شدهای صنفی و رفت‌و‌آمدهای اداری و جایگزینی‌های انتخاباتی و گزینش‌های انتصابی چه چیز به دست می‌آید و نتیجه کدام است و چه چیز تحصیل حاصل است؟

آیا صرفاً افرادی می‌آیند تا جای خالی دیگران را پر کنند؟ آیا قبلی‌ها می‌روند چون چاره‌ای جز رفتن ندارند؟ آیا کارکرد مدیران پیشین نباید در محک گزارش عملکرد دورة مدیریت‌شان سنجیده شوند؟ آیا آزمون و خطای مدیران که حاصل تصمیم‌ها و دستورالعمل‌ها و اعمال نظرها و رفتار اداری مؤثر در گذشته و حال و آیندة فعالیت اعضای کانون بلکه وسیع‌تر، خانوادة بزرگ سردفتری بوده و هست، نباید مورد پرسش واقع شود؟ و آیا بررسی این مهم «کانون» را به حسن انجام وظایف خطیر صنفی‌ـ‌اجتماعی و ملی‌ـ‌اقتصادی‌اش رهنمون نمی‌سازد؟

10 ـ آنچه مسلماً تحصیل حاصل و آب در هاون کوبیدن است این که کانون در جهت تأمین حقوق صنفی جامعة سردفتری گام برندارد که در این صورت، فلسفه وجودی و تأسیسی کانون مورد سؤال خواهد بود. اما بدیهی و آشکار است که در بدترین شرایط و مقتضیات زمانی چنین اتفاقی نمی‌افتد. آیندگان نمی‌آیند تا جای رفتگان بنشینند و پیشینیان نمی‌روند چون چاره‌ای جز این ندارند. قطعاً مدیران امروزین به‌روز هستند، گزارش عملکرد ارائه می‌دهند، برنامه‌ریزی دارند، بودجه را براساس تشخیص و تمییز نیاز روز تنظیم می‌کنند، برای وصول درآمدها اعم از معوقه و سایر مطالبات راهکار اجرایی دارند، جهت کاهش هزینه‌ها و پرداخت مخارج بررسی کارشناسی می‌کنند، وضعیت سود و زیان مالی را روشن و تبیین می‌کنند، با حفظ استقلال مالی کانون برای تأمین بیمه و حقوق بازنشستگی اعضا برنامه دارند، موجبات پیشرفت علمی و عملی سردفتران و دفتریاران را فراهم می‌آورند، مدیریت پاسخگو را تجربه می‌کنند و در نحوه ارائه خدمات و شیوة ادارة امور کانون
مشاور‌محور عمل می‌کنند و در قبال عملکرد خویش پاسخگو هستند و با تمام توان علمی‌ـ‌تجربی و مدیریتی خویش از حقوق صنفی سردفتران و دفتریاران دفاع می‌کنند و در تأمین آن حتی در مقابل بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های فراق‌قانونی، عالمانه و مدبرانه می‌ایستند و در احقاق حق قانونی سردفتران و دفتریاران از کمترین تلاش دریغ نخواهند داشت.

امید که سردفتران و دفتریاران، خود، در رسیدن به نقطة ایده‌آل و مطلوب و منطبق با شأن و جایگاه اجتماعی‌شان، اعضای هیئت مدیره را یاری و همراهی نمایند.