در جهان پیشرفته و مدرن امروزی هر رسته شغلی و گروه مشاغل و صنفی را که دقیق می‌شویم، می‌بینیم که پایبند به اخلاق حرفه‌ای بوده و رفتار کلان و تمامیت عملکرد آن گروه شغلی، دایر مدار یک منشور اخلاقی است؛ آن هم در سطحی وسیع، جامع و کامل و در عین حال مبتنی بر قوانین و مقررات.

1 ـ در قاموس لغات و فرهنگ زبان فارسی به «مجموعه اصول و ارزش‌های عموماً پذیرفته شده‌ای که درستی یا نادرستی و خوبی یا بدی رفتار و شخصیت افراد یک جامعه را مشخص می‌سازد»¹ اخلاق گویند.

2 ـ ارباب رجوع، اصطلاحی است رایج در امور اداری ما که اسم جمع است لیکن در گفت‌وگوهای روزمره به معنای مفرد می‌آید و آن مراجعه‌کنندگان و متقاضیان امری را گویند.

3 ـ نیک می‌دانیم که دفترخانه به جهت نوع فعالیتی که دارد ناگزیر از پذیرش ارباب رجوع است. زن، مرد، پیر، جوان، نابینا، ناشنوا، معلول، بیمار، باسواد، کم‌سواد، بی‌سواد و متأسفانه حتی جاعل و کلاهبردار و ابن‌الوقت‌ها و فرصت‌طلب‌ها!

4 ـ سردفتران و دفتریاران موظف‌اند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضاکننده اعلام نمایند.²

5 ـ خاستگاه نفوذ اداری و رسمی امضای سردفتر، همانا قدرت عمومی و حاکمیت رسمی است که قانون از طریق دستگاه قضایی، پشتوانه عملکرد وی است.

6 ـ همواره حرفه سردفتری، حرفه‌ای بوده که خمیر مایه فعالیتش «احتیاط» و رعایت اصول قانونی و مقررات است و هنوز هم.

زیرا که عدم رعایت احتیاط در اجرا و پیاده‌سازی مقررات، معیارها و موازین قانونی جهت تنظیم و ثبت اسناد از سوی سردفتر، آثار حقوقی بسیار قابل اعتنایی را به دنبال دارد اعم از مسؤولیت مدنی و انتظامی و کیفری؛ که تعلیق و انفصال‌ـ‌گاهی‌ـ‌کمترین جزای قانونی آن است.

وقتی از احتیاط می‌گوییم منظور، همان احتیاط متعارف و در حد عرف سردفتری است. یادمان باشد گاهی سردفتر برای دوری جستن از انتسابِ اتهام عنوانی معروف به «استنکاف» به ورطه بی‌احتیاطی می‌افتد که این شرط عقلانیت قانونی نیست. مرز باریکی است بین سردفترِ مستنکف از قانون و سردفترِ بی‌احتیاط و آن میزان آگاهی و اشراف سردفتر است به قوانین و مقررات سردفتری و توانمندی علمی‌ـ‌حقوقی سردفتر در استنباط از مفاد قانونی.

7 ـ گاهی «نه» اول به ارباب رجوع که عالمانه است و مبتنی بر قانون، بهتر از هر کرنش و تعظیم و عذر تقصیر در برابر بازرس و ناظر و مجری قانون است. صد البته رعایت ماده 30 ق.د.ا.ر.ک. و نیز تکریم ارباب رجوع از وظایف قانونی و اخلاقی سردفتر متصّف به اخلاق حرفه‌ای سردفتر است.

8 ـ قانون، آیین‌نامه، تصویب‌نامه، بخشنامه، دستورالعمل، دکترین حقوقی، عرف سردفتری، مرامنامه، منشور اخلاقی و سایر مقررات حاکم بر فعالیت دفاتر اسناد رسمی را که سردفتر و به تبع آن دفتریار و کارکنان دفترخانه باید رعایت کنند «اخلاق حرفه‌ای سردفتری» گفته می‌شود که گردآوری، تجزیه و تحلیل آن برعهده آیندگان است که «قانون جامع سردفتری» را تدوین خواهند نمود.

9 ـ مثال؛ این یک اصل منطقی است که معرِّف باید اجلی از معرَّف باشد. اما دیده شده است که گاهی شخص معروف (الف) نزد سردفتر آمده و دیگری (ب) را جهت تنظیم و ثبت سندی معرفی می‌کند. احراز هویت متعاملین وظیفه سردفتر است. بدیهی است در اینجا اگر سردفتر نسبت به احراز هویت شخص (ب) کوتاهی نماید، این قصور وی مصداق آشکار نقضِ اصل رعایت احتیاط از سوی سردفتر است و عمل سردفتر صریحاً بی‌احتیاطی بوده و نقض وظیفه تلقی شده و باید به عنوان سردفتر، مسؤول و پاسخگو باشد.

شایسته است که دادگاه‌ها در جمیع پرونده‌ها، قبل از صدور رأی به اخلاق حرفه‌ای سردفتری اهتمام خاص و ویژه‌ای قائل شوند و حتی در صورت ضرورت و بنا به تشخیص قاضی رسیدگی‌کننده، مثلاً در مواردی (که یقیناً مستلزم وضع قانون است) نظر کانون سردفتران و دفتریاران ـ چه سلبی و چه ایجابی ـ را بخواهد تا حکم یا قرار صادره به انصاف و عدالت حقوقی نزدیک‌تر باشد.

امید که دادگاه انتظامی سردفتران و همچنین کمیسیون آراء وحدت رویه کانون در تبیین رعایت اصل احتیاط از سوی سردفتر در تنظیم و ثبت سند و موارد استنکاف موضوع ماده 30 ق.د.ا.ر.ک. به نحو مقتضی و به طور ویژه ـ با انتشار آرا و احکام صادره ـ از طریق ماهنامه «کانون» اطلاع‌رسانی نمایند تا متخصصان امر بتوانند تفسیر و تحلیل کارشناسانه از آراء و احکام و قرارها ارائه دهند و نتیجه نقد و بررسی‌ها، مفید فایده جامعه سردفتری قرار گیرد. هرچند که انجام این مهم، به نحو مطلوب، به قانون نیاز دارد لیکن نگاه جامع محور مقام عالی دستگاه قضایی می‌تواند مسیر رسیدن به نقطه ایده‌آل را هموار سازد.